Frente al desafío que plantea la cuarentena debido a la pandemia, Javier E. Patron, managing partner de Marval O’Farrell Mairal, explica cómo afrontan el proceso de transformación tecnológica y a la vez el modo en que garantizan la seguridad de la información un tema “clave” a la hora de tomar decisiones en esta materia.

¿De qué manera se prepararon para enfrentar el desafío del Coronavirus (COVID-19)?

En el Estudio ya estábamos trabajando en un plan de renovación tecnológica que consistía, entre otras cosas, en ir cambiando las computadoras de escritorio por notebooks; no solo para profesionales sino también para todo el personal de apoyo. Hace unos años, el Consejo decidió migrar a la nube, para lo cual primero implementamos un sistema nuevo de manejo de documentos, NetDocuments, con excelentes resultados. Esto nos dio mayor impulso para seguir en este camino.Continuamos con Office 365 y Teams, lo que nos permitió tener gran parte de nuestras herramientas core disponibles desde cualquier lugar y dispositivo. Todo esto, sumado a las notebooks con conexión VPN y Citrix y la app del Estudio, nos permite a todos trabajar en forma remota. Todas estas herramientas hacen que podamos tener la misma experiencia trabajando desde cualquier lugar.

¿En qué cambió el modo en que desarrollaban sus tareas antes de que se declarara la pandemia y ahora?

El cambio fue total.Pasamos de tener la práctica de home office para algunos profesionales una vez por semana a que todo el estudio trabajaraen forma remota. Pudimos implementar la práctica del trabajo remoto en tiempo récord: en menos de una semana, pudimos mantener nuestra operación completa con todos nuestros colaboradores en sus casas. El trabajo en equipo, las reuniones y las calls se llevan a cabo de la misma manera que en las oficinas. Es de destacar que pudimos pasar a remoto las áreas de Facturación, Cobranzas y Tesorería, lo que completó el círculo perfecto para un verdadero trabajo remoto.

¿Ya tenían alguna plataforma para usar en forma remota? ¿Tuvieron que realizar ajustes?

Previo a implementar Office 365, contábamos con herramientas de conexión remota, VPN y Citrix, que les brindaban conexión a casi todos los usuarios del Estudio. Con la suma del correo y Teams en la nube, la ampliación de nuestros enlaces de Internet y la capacitación de los usuarios, logramos tener a todos conectados remotamente de forma simultánea. Debido a los últimos acontecimientos, tuvimos que acelerar en tiempo récord la entrega de notebooks y computadoras para quienes no tenían.

¿Qué medidas están adoptando para cuidar tanto a sus colaboradores como a sus clientes? ¿Cuántos colaboradores trabajan directamente con ustedes?

Desde el primer momento, tomamos medidas alineadas con las recomendaciones del Ministerio de Salud y otras áreas del Poder Ejecutivo. Comenzamos con las medidas preventivas del cuidado de personal, pusimos alcohol en gel en todas las entradas de los pisos de las oficinas, en los baños, en el comedor, en las salas de reuniones, y enviamos recomendaciones por correo electrónico. Adicionalmente, activamos un protocolo para socios y asociados que regresaban de viajes en el exterior y cancelamos las reuniones o eventos con muchas personas. A medida que la situación fue cambiando, adoptamos otras medidas de cuidado de nuestros colaboradores hasta llegar a que todos ellos se quedaran trabajando desde sus casas; esto lo definimos antes de que se decretara la cuarentena obligatoria en el país.

Actualmente tenemos una dotación total de 580 personas, entre socios, abogados, profesionales y áreas staff; todos conectados y trabajando en forma remota.

Sabemos del alcance global de sus negocios. ¿Cómo se están adaptando sus negocios cuando las principales fronteras están cerradas?

Si bien tuvimos que cancelar todos los viajes al exterior y suspender eventos muy importantes que se iban a realizar en el auditorio del Estudio, la alta capacidad de conectividad remota que tienen todos nuestros miembros nos ha permitido seguir interactuando con nuestros clientes del exterior sin problemas. Es increíble ver la cantidad de conferencias virtuales que se realizan todos los días. Afortunadamente, nuestros clientes también estaban preparados para sortear una situación como la que estamos viviendo y han podido mantener el flujo habitual de comunicaciones con nuestros abogados, así como en las áreas de Marcas y Patentes.

¿Considera que a partir de este desafío se podría hablar de innovación tecnológica ligada al servicio legal?

Considero que esta situación crítica, que nos obligó a adoptar rápidamente una nueva forma de trabajo, nos va a permitir incorporar la práctica del trabajo remoto en la mayoría de las áreas.

Sin duda, la innovación tecnológica contribuye en nuestro trabajo, nos permite ser más eficientes: hoy podemos hacer reuniones a través de soluciones informáticas, tener el interno en el celular, compartir archivos y generar cambios que se ven online, entre otras cosas. Nos permite ser más ágiles y tener más tiempo para enfocarnos en temas donde las personas agregan más valor.

¿De qué forma garantizan la seguridad de la información y de los procesos que realizan?

Para nosotros, garantizar la seguridad de la información fue la clave a la hora de tomar las decisiones en materia tecnológica; no íbamos a realizar ningún cambio que  pudiera generar el mínimo riesgo sobre la información de nuestros clientes. Para garantizar la seguridad de la información implementamos, entre otras cosas, Azure Active Directory, el servicio que Microsoft brinda en la nube, que a través de una identidad única y protegida (single sing-on) nos permite un acceso seguro y validado en dos pasos. 

A su vez, este servicio está integrado con Microsoft Cloud App Security, un agente de seguridad de acceso a la nube que recopila datos de acuerdo con distintos criterios de seguridad, lo que permite hacer fuertes auditorías de toda interacción con los datos en O365.

Adicionalmente, restringimos el acceso por VPN exclusivamente a equipos con la imagen corporativa, que cuentan con solución de antivirus, sistema de encriptación de datos y parches de seguridad al día.

¿Qué resguardos toman respecto a la Protección de Datos Personales?

Tomamos los mismos recaudos que ya veníamos aplicando en el Estudio y reforzamos las medidas técnicas y de seguridad para proveer a nuestro personal conexiones seguras que resguarden la seguridad e integridad de la información y de los datos personales que manejamos. Dado que tiempo atrás ya habíamos hecho un upgrade importante en las aplicaciones y sistemas que manejamos, incluida la incorporación de algunas soluciones en la nube consideradas world class en materia de seguridad informática, la migración al trabajo remoto la hicimos sin debilitar nuestros niveles de protección y de cumplimiento. Todo ello nos ha permitido realizar una migración exitosa manteniendo los más estrictos estándares de protección y de seguridad a los que ya estamos acostumbrados.

¿Cree que la visión a futuro de Marval O’Farrell Mairal va a cambiar luego del COVID-19?

Definitivamente va a cambiar nuestra forma de trabajar. La Firma evolucionó mucho en los últimos años, y creo que esta desgracia del coronavirus nos va a dejar al final, por lo menos, algo bueno, que es la oportunidad de avanzar en el trabajo con mucha más intensidad. Esto, según nuestro criterio, va a generar mayor eficiencia de nuestros profesionales y un ahorro de costos importante, vinculado a lo que denominamos “gastos de oficina”. 

¿Se puede hablar de un antes y un después en los servicios legales tras esta pandemia?

Eso lo dirá el tiempo, pero estoy seguro de que va a generar un avance para que todos entiendan que la tecnología es y será, cada vez más, un factor diferenciador a la hora de competir y ser más eficientes. Si sumamos la alta conectividad de herramientas de inteligencia artificial y soluciones tecnológicas a medida que ya existen para distintas ramas del Derecho, no tengo dudas de que los que puedan combinar todas estas herramientas más rápidamente van a marcar la diferencia en el futuro.

¿Qué reformas, a su criterio, debería realizar la Justicia argentina para adaptarse a los tiempos que corren?

La Justicia viene trabajando, desde hace muchos años, en la transición del papel y lo presencial hacia lo digital y el teletrabajo, en un futuro. Hasta la fecha, la carrera la viene ganando la Justicia de la Provincia de Buenos Aires, que ya incorporó la posibilidad de presentar escritos y de adjuntar documentos online. La Justicia Nacional ha dado, en estos últimos días, pasos importantes en ese sentido, pero hay mucho por hacer. 

Cuando puedan dar el salto definitivo, estoy seguro de que también serán más eficientes y habrá una mejora en la calidad de las resoluciones y la celeridad de respuesta.