La llamada “Apostilla de La Haya”, es el sistema de legalización de documentos públicos extranjeros regulado por el Convenio del 5 de octubre de 1961 suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, que al 27 de mayo de 2017 cuenta con 113 Estados contratantes, entre ellos Argentina, y que ha demostrado ser un método eficaz y sencillo que favorece la libre circulación de documentos públicos para casos con conexiones internacionales.

El éxito de la Apostille, radica en la facilidad del proceso de legalización, ya que solamente va a ser necesario cumplir con todos los requisitos de autenticidad exigidos por la ley del Estado del origen del documento (sellados, timbrados y demás trámites internos que acrediten que el documento es auténtico), para luego colocar la Apostille ante las Autoridades Centrales del Estado de origen. Es decir que, ya no serán exigibles legalizaciones posteriores en el Estado de destino del documento, que es donde se pretende hacer valer ese documento público, ni en ningún otro Estado parte del Convenio.

Eso significa que el documento podrá ser presentado en cualquiera de los otros Estados contratantes, en los que a lo sumo podrá requerirse una traducción.

Los beneficios de este sistema ahorran tiempo y dinero y además no enfrentan a los particulares a las legalizaciones consulares, que sólo serán válidas para el país cuyo cónsul legaliza el documento.

Los indudables beneficios del sistema de legalizaciones descripto asisten a una expansión apabullante de las relacionesprivadas transfronterizas, no sólo en temas del comercio internacional sino también a las relaciones de familia, de viajes internacionales, de estudios en el extranjero o el reconocimiento de decisiones jurisdiccionales tanto estatales como arbitrales, entre muchos otros.

Este aumento de las relaciones privadas internacionales es contemporáneo a la irrupción definitiva de los medios digitales que brindan inmediatez, bajos costos y simplificación de los procesos productivos y de comunicación de los particulares en sus negocios y vínculos jurídicos. Es así, que desde hace años ya estamos habituados a la circulación de documentos públicos emitidos en soporte digital.

Consciente de ello, la Conferencia de La Haya de Derecho internacional privado, que es la organización internacional codificadora del Convenio, ideó una nueva forma de legalizar documentos extranjeros manteniendo los atributos de la Apostille, más dejando de depender en forma exclusiva de la legalización en soporte papel, a través colocación de sellos y los registros, para suplirlos por medios digitales.

Este sistema, llamado e-App, consiste en la digitalización de los dos momentos en los procesos de legalización: el primero es el acto en sí mismo, es decir dejar de depender de la colocación del sello de tinta en el documento en soporte papel o el añadido de una hoja que contiene la Apostille y que se aneja al documento. El segundo, que es el reemplazo de los asientos de las legalizaciones en forma analógica por otro en un soporte digital.

Cabe destacar que, hasta el momento que ya son 29 los países que implementaron alguno de los dos –o ambos- momentos de la legalización, según informes de la Conferencia de La Haya, y que de los que a continuación daremos una somera introducción.

Para la expedición dee-Apps, se requiere la incorporación de hardware y software que emitan la forma electrónica del certificado de Apostille, que generalmente se hace en formato PDF. Una vez emitido puede ser transmitido por cualquier medio electrónico, ya sea por e-mail o queda disponible para su descarga desde un sitio web.

Los Estados que colocan la e-App, han manifestado que no sólo lo hacen con documentos emitidos en forma digital, sino también para documentos escaneados a los que se les agrega la legalización electrónica.

La segunda fase es la del e-Registro, que es aquella en la que los usuarios o interesados pueden verificar online la autenticidad de las e-Apps como de las tradicionales Apostilles en formato papel y que permite consultar datos del documento. En función de la complejidad del sistema podrá exhibirá información básica, adicional o avanzada sobre la Apostille y el documento público subyacente y eventualmente la visualización del documento digitalizado para su confronte.

Además de introducir un procedimiento sin papel rápido y seguro para expedir, registrar y verificar Apostilles, la Conferencia de La Haya no exige ingeniería de software o registros estandarizados, lo que posibilita a cada uno de los Estados establecer sus propios procesos tecnológicos al efecto.

La incorporación de las e-App ha sido exitosa en países con los que tenemos muchos vínculos, como Colombia, España y Chile y de los que podemos obtener el feed-back necesario para el estudio del sistema.

La adopción de la e-App también podría ir acompañada en la incorporación de otras autoridades y agencias estatales habilitadas para emitir Apostilles, que actualmente para nuestro país está en cabeza del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. A modo de ejemplo, podemos mencionar a los Ministerios de Educación, del Interior, Registro Nacional de las Personas y sus delegaciones provinciales, Tribunales superiores de Justicia locales que sumados a la e-App harán que el proceso sea más rápido y eficiente

La implementación de la e-App simplificará el acceso a las legalizaciones en forma sustancial y significará una revolución para los abogados, justiciables y entendemos además fomentará y favorecerá los negocios y relaciones privadas internacionales.

Votamos porque Argentina adopte el método de la e-App y creemos que el llamado Programa Justicia 2020, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos es la ocasión ideal para debatir la adecuación del sistema a nuestro sistema de justicia y garantizar el fin último de favorecer el acceso a la justicia.