Con fecha 23 de febrero de 2021, el pleno de la Corte de Apelaciones de Santiago acordó establecer una regulación que propicie el uso de sistemas telemáticos y de tecnologías de la información en las diversas funciones que ejecutan los notarios, decretando instrucciones para:

• El uso de firma electrónica avanzada (FEA) por parte de los ministros de fe.
• La autorización de firmas estampadas en instrumentos privados, por medios telemáticos.
• El uso de plataformas electrónicas o a distancia como mecanismo de verificación de identidad.
• La situación particular de los títulos de créditos.
• Las restricciones legales que derivan del factor territorial para las posibilidades de actuación de los notarios.

A este respecto:

• El uso de FEA por parte de los notarios: está permitido siempre que sea en forma personal e intransferible, en los días y horarios de funcionamiento de su oficio notarial, y con relación a actuaciones verificadas dentro de su territorio jurisdiccional, con apego a la normativa vigente.
• La autorización de firmas en escrituras públicas (EP): según el acuerdo, la normativa vigente[1] exige como requisito para el otorgamiento de estos instrumentos la comparecencia personal de los otorgantes, debiendo suscribirlos materialmente; por lo que el notario sólo podrá autorizar las firmas materiales o manuscritas estampadas en su presencia, no pudiendo suplirse mediante vía electrónica o FEA.
• El uso de medios telemáticos para la autorización de firmas estampadas en instrumentos privados: de acuerdo con la normativa vigente, una de las funciones del notario es autorizar las firmas que se estampen en documentos privados, siempre que sea en su presencia o cuya autenticidad le conste.Por lo tanto, hay dos posibilidades de autorización de firma por el ministro de fe: (i) que dicha firma se estampe en su presencia o (ii) que no se estampe en su presencia, pero que el notario esté en condiciones de dar fe de ella, sea porque le consta la autenticidad de la firma o la identidad de quienes suscriben el instrumento. Respecto de estas dos posibilidades de autorización, y en relación con la utilización de medios telemáticos, se establecen dos hipótesis posibles para su autorización vía electrónica:
  • Respecto de firmas estampadas en instrumentos privados en presencia del notario: se establece como posible la utilización de medios telemáticos para la autorización de firmas en modalidad semipresencial o virtual, a través de videoconferencia o videollamada. Para que se lleve a cabo en estos términos, el notario deberá dar fe del conocimiento o de la identidad de quien(es) firman el documento, debiendo dejar testimonio expreso en la actuación: (i) de la forma remota de conexión; y (ii) de la manera en que consta al notario la identidad de las firmantes.
  • Respecto de la autorización de firmas estampadas en instrumentos privados, en forma no presencial, cuya autenticidad le consta al notario:
    se permite la utilización de bases de datos o plataformas tecnológicas para verificar la identidad de los firmantes o la autenticidad de sus firmas, siempre que tales bases de datos o plataformas tengan un carácter oficial (p. ej. la del Servicio de Registro Civil e Identificación) o que sean propias de la notaría y de su exclusiva responsabilidad, prohibiéndose la derivación de esta clase de trámites a plataformas o bases de datos privadas y externas.
• Posibilidad de suscribir letras de cambio o pagarés con firma electrónica:
  debido a las características propias de los títulos de crédito, el acuerdo señala que no resulta posible que sean suscritos de manera electrónica. Por lo tanto, no está permitida la autorización de firmas electrónicas estampadas en letras de cambio ni pagarés, tampoco en endosos o protestos.
• Territorialidad de la función notarial: se establece que cuando el notario acuda al empleo de tecnologías telemáticas o vía remota, no podrá ejecutar actuaciones respecto de personas que estén fuera de su territorio jurisdiccional, para lo que deberá cerciorarse de que la actuación que realiza observa y se sujeta a la normativa vigente.

Por Guillermo Carey, Fernando García, José Ignacio Mercado, Elías Mohor y Stefano De Cristofaro