Desde el día en comienza nuestra andadura profesional, los abogados venimos empleando, con menor o mayor eficacia, el proceso de asignación de asuntos. Con el transcurso de los años de práctica profesional, cuando la organización del despacho adquiere mayor complejidad, dicho proceso alcanza una mayor relevancia y trascendencia, convirtiéndose en una decisión estratégica fundamental para el crecimiento de la firma.

En el presente post veremos algunas de las características fundamentales para implementar un buen sistema de asignación.

Mediante el proceso de asignación, los asuntos encargados al despacho son asignados al abogado o equipo de abogados que se va a hacer cargo de la dirección técnica de los mismos. Este proceso, constituye una decisión estratégica de primer orden para el devenir de nuestro proyecto profesional, en el que intervienen factores vinculados al desarrollo profesional y motivación de los miembros de la firma y  a la satisfacción del cliente.

De lo anterior podemos concluir que la asignación de asuntos es una decisión netamente estratégica, ya que una buena gestión del mismo supone una mejora de la calidad y productividad del servicio que prestamos, lo que equivale indudablemente al crecimiento global de la firma.

El proceso de asignación de asuntos deberá contra con un responsable que se encargue de decidir a que abogados o abogados se asigna el asunto. Dicho responsable, que es conveniente pertenezca a la dirección de la firma (socio-director o gerente),  deberá dispone una información completa sobre las variables a tener en consideración para asignar los recursos profesionales a los encargos realizados.  Una vez designado el responsable, será indispensable establecer un proceso escrito  en el que se recoja con la máxima precisión las incidencias que atravesará el expediente desde su entrada hasta que es recepcionado por el abogado asignado al expediente. El proceso escrito deberá contar con el apoyo de información sobre la carga de trabajo de los abogados y sobre la relación del cliente con la firma.

Expuesto lo anterior, ¿Cuales son los efectos del establecimiento de un buen proceso de asignación de asuntos?

1º.-  La atención al cliente mejora: En la asignación de un asunto a determinado abogado debe tenerse en cuenta el estilo y personalidad del cliente, o lo que es lo mismo, las preferencias del cliente respecto a los abogados de la firma (amistad, especialidad, confianza por el éxito alcanzado en otros asuntos, etc...) De contar el abogado con el beneplácito inicial del cliente, su satisfacción y confianza queda garantizada.

2º.- Los abogados se desarrollan profesionalmente: La asignación de determinado asunto debe emplearse como herramienta de formación, crecimiento y motivación del abogado, ya que el objeto del asunto puede constituir un reto (por el prestigio del cliente o la propia complejidad de la materia) que indudablemente conducirá a la mejora de las habilidades del profesional y a su mayor motivación  y sensación de pertenencia a la firma.

3º.-  La carga de trabajo entre los profesionales se equilibra: Con el auxilio de las herramientas apropiadas, el responsable de las asignaciones, conocerá, a través de los correspondientes indicadores, la carga de trabajo que soporta cada profesional de la firma, lo que facilitará que las asignaciones se lleven a cabo siguiendo un criterio justo y realista en la distribución del volumen de trabajo entre los abogados.

4º.- Mejora de la organización: Un sistema de asignación de asuntos bien gestionado, produce una mejora de la organización global de la firma y abre paso al establecimiento de nuevos procesos de mejora en la gestión del despacho.

Por Óscar Fernández León
Fuente: Legaltoday.com