El día 11 de diciembre de 2021 se publicó en el Diario Oficial el Reglamento de la Ley N°21.180 de Transformación Digital del Estado (el “Reglamento”), la cual introduce importantes modificaciones la Ley N°19.880 sobre Procedimientos Administrativos. Su finalidad es dar inicio al proceso de modernización y digitalización de los procedimientos administrativos que se conocen por órganos de la administración del Estado en búsqueda de mayor agilidad y eficacia, regulando la forma en que se llevarán a cabo dichos procedimientos a través de medios electrónicos.

En este sentido, la dictación del reglamento supone una modificación sustancial en la forma en que empresas y particulares se relacionan con la Administración del Estado. Así, se trata de un cambio regulatorio que viene a agilizar los tiempos de resolución de los diversos trámites que se realizan ante la autoridad, constituyendo un gran avance en la calidad de los servicios estatales.

Principalmente, el reglamento tiene por objeto regular lo siguiente:

• La presentación de documentos electrónicos por parte de los interesados en un procedimiento administrativo.
• La forma de acreditar los casos excepcionales establecidos en la ley para presentar documentos en soporte papel, y realizar las notificaciones por una forma diversa a medios electrónicos, así como la forma en que éstas se practicarán en estos casos.
• La forma de cotejar la autenticidad y conformidad de documentos en soporte papel y copias digitalizadas presentadas por los interesados directamente en el expediente electrónico o en la dependencia de la Administración correspondiente.
• Los casos en que no fuese materialmente posible digitalizar documentos por su naturaleza, formato o cantidad, conforme a diversos criterios.
• Los casos en que la Administración podrá excusarse de entregar copias en soporte papel, así como aquellos casos en que podrá cobrar por la entrega de copias de documentos en soporte papel en caso de que no se hayan podido digitalizar.
• Las características y operatividad del registro único dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, sobre el cual se configurarán domicilios digitales únicos, así como la forma en que se obtendrá información necesaria para llevar este registro.
• La forma en que los órganos de la Administración del Estado deberán practicar las notificaciones electrónicas, considerarlas practicadas, así como los requisitos y condiciones necesarias que aseguren su envío, recepción o acceso por el interesado o su apoderado, la identidad fidedigna del remitente y el destinatario, y la integridad de su contenido.
• Los estándares que deberán cumplir las plataformas electrónicas referidas en el artículo 19 de la Ley Nº 19.880, así como las condiciones de accesibilidad para los interesados, seguridad, funcionamiento, calidad, protección y conservación de los documentos de éstas.

Para cumplir con estos objetivos y llevar adelante la transformación digital, el reglamento establece el uso obligatorio de plataformas electrónicas, mediante el establecimiento de un expediente electrónico de carácter público y permanentemente accesible a los interesados .

En dicho expediente podrán presentarse documentos por parte de los interesados, obteniendo además certificados que acrediten la fecha y hora de la presentación de estos, como también de cualquier otra presentación o solicitud que efectúen en el expediente electrónico.

Adicionalmente, se establece en el reglamento un Registro de Domicilios Digitales, cuya administración queda entregado al Servicio de Registro Civil e Identificación, el cual servirá como el medio determinado por una persona para recibir las notificaciones electrónicas en todo procedimiento administrativo. Este domicilio podrá ser una casilla electrónica única, la cual se creará a toda persona que cuente con un Rol Único Nacional o Tributario, o una casilla de correo electrónico que la persona designe para dichos efectos.

Finalmente, el artículo primero transitorio del reglamento señala que éste entrará en vigencia en las fechas y las materias que determine el Decreto con Fuerza de Ley N°1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia (DFL 1). Esta norma establece la gradualidad para la aplicación del artículo 1 de la Ley 21.180, en base a “Grupos” y “Fases”.

Los grupos se dividen en 3 (Grupo A, B y C), siendo el primero de ellos los ministerios, servicios públicos creados para el cumplimiento de la función administrativa que no sean ni gobiernos regionales ni municipios, la Contraloría, Fuerzas Armadas y las Fuerzas de Orden y Seguridad Pública, y las delegaciones presidenciales regionales y provinciales.

De conformidad con el art. 6 del DFL 1 estos grupos se les aplicará gradualmente las disposiciones del art. 1 de la Ley 21.180 en base a 6 fases, cada una orientada a un objetivo específico de la ley, y distribuidos a lo largo de 4 años, siendo el año 1 de implementación, el que va desde la entrada en vigencia de la Ley 21.180 hasta el 31 de diciembre de ese mismo año.

A partir del año 2, se computará el período correspondiente desde el 1 de enero al 31 de diciembre de cada año. De conformidad con el artículo segundo transitorio de la Ley 21.180, ésta entrará en vigencia 180 días después de la última de las publicaciones en el Diario Oficial.

Por Ignacio Gillmore, Carolina Baeza, Sebastián Vásquez y Sergio Cifuentes