La implementación de medios electrónicos y digitales es un proyecto que tuvo su paso inicial en 2011, con la sanción de la Ley 26.685, que autoriza “la utilización de expedientes, documentos, firmas, comunicaciones, domicilios electrónicos y firmas digitales en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales”, y le da a la Corte y al Consejo de la Magistratura la facultad de hacer las reglamentaciones pertinentes.

En tal sentido y A partir del 1ro de junio de 2020, comenzará a regir el “Reglamento para el Diligenciamiento Electrónico de Oficios con Entidades Externas al Poder Judicial -DEOX-” que fuera instaurado por la Corte Suprema de Justicia de la Nación a través de la Acordada N°15/2020 dictada el pasado 22 de mayo. 

Por medio de la Acordada 14/2020 se instaura de manera obligatoria la modalidad de “oficio electrónico” para todos los juzgados nacional y federales del país. De esta manera, implementa el diligenciamiento electrónico de los oficios, informes o expedientes que, de manera reiterada y habitual se gestionan con oficinas públicas, escribanos con registro y entidades privadas, externas al Poder Judicial de la Nación en el marco de la tramitación de las causas. De igual manera, se incluirá la comunicación de demandas contra el Estado Nacional a la Procuración General del Tesoro. Por su parte, los oficios en donde se ordenen medidas cautelares u otro tipo de medidas que excedan el de los informes, serán parte de este procedimiento otorgándoles un tratamiento especial.

Se destaca la obligatoriedad del DEOX para todos los organismos públicos y privados que de manera habitual y reiterada reciban pedido de información de los juzgados. Dichas entidades deberá poseer un Código Único de Identificación de Organismos Externos (CUIO), para las causas judiciales que tramiten en el ámbito del Poder Judicial de la Nación. Los plazos y las formas para llevar a cabo la inscripción serán establecido según el plan de implementación que estará a cargo del Consejo de la Magistratura. 

Claramente, el objetivo de la presente Acordada es dotar a los documentos digitales de plena eficacia legal, no siendo necesario acompañar documento en formato papel alguno para corroborar la veracidad del requerimiento realizado de manera digital. 

La presente Acordada apunta también a avanzar en el cuidado del medio ambiente, mediante la disminución del uso del papel, lo cual, asimismo, aportará mayor celeridad y aprovechamiento del espacio físico.

A los fines de poner en funcionamiento el sistema la Corte Suprema redacto bajo tres Títulos el “Reglamento para el Diligenciamiento Electrónico de Oficios con Entidades Externas al Poder Judicial”. 

En el primero de estos protocolos reafirma que todas las solicitudes de informes que deban diligenciarse a entidades públicas o privadas que se libran de manera reiterada y habitual en el marco de las causas que tramitan en el Poder Judicial de la Nación, tramitarán únicamente en forma digital en el marco del Sistema de Gestión Judicial y se realizarán con el código de usuario que se habilitará para identificar unívocamente a la entidad beneficiaria como Identificación Electrónica Judicial para la recepción de los requerimientos.

Cada entidad tendrá un código de usuario que la identificará, código éste que será otorgado por la Corte Suprema. Para la obtención del código, la entidad deberá completar un formulario a través de la página web del PJN.

Asimismo, se dispone que a solicitud se considerará perfeccionada cuando esté disponible en la cuenta de destino; los plazos se computarán según la normativa procesal que corresponda. A fin de establecer el comienzo del plazo de la solicitud, su fecha Corte Suprema de Justicia de la Nación y hora será la del servidor y quedará registrada en la transacción. 

Se dispondrá dentro del Sistema de Gestión Judicial de una función de acceso al módulo de Diligenciamiento Electrónico de Oficios para entidades Externas al Poder Judicial –DEOX- por medio del cual se requerirá a la entidad destinataria, la información y/o medidas necesarias para el trámite de la causa que le da origen. Cuando el requerimiento sea tramitado por el Juzgado se lo diligenciará en la forma de oficio electrónico al destinatario. En los demás casos el oficio deberá adjuntar obligatoriamente el auto que lo ordena y, en su caso, la documentación y la constancia de pago de arancel que corresponda.

El titular de la entidad, pública o privada, a través de su código de usuario, contará con una bandeja de entradas virtual por la cual podrá administrar los requerimientos provenientes de los Juzgados y Tribunales, para proceder a su respuesta. Podrá administrar una nómina de usuarios internos de la entidad de acuerdo con su organización. Responderá a las requisitorias por ese medio adjuntando los documentos que resulten necesarios, todos ellos en formato digital. Los documentos que integren la respuesta estarán suscriptos con firma electrónica y/o digital.

El Título II establece la forma en que las entidades alcanzadas por la Acordada 14/2020 deberán realizar la inscripción en la web del PJN - http://www.csjn.gov.ar/-  o del Consejo de la Magistratura de la Nación  - http://www.pjn.gov.ar -  ingresando a “SERVICIOS DISPONIBLES PARA LA GESTIÓN JUDICIAL – DEOX - REGISTRO DE NUEVOS USUARIOS” en donde se detallarán los datos de la entidad (nombre, correo electrónico y documento que acredite su personería jurídica). La acreditación de la identidad deberá realizarse de manera personal dentro de los 30 días de completada la solicitud y se acompañará la documentación que acredita su identidad en las Cámaras y Juzgados Federales del interior, y en Comisión Nacional de Gestión Judicial de la Corte Suprema para el caso de las entidades con domicilio en CABA. Efectuada la ratificación, el funcionario judicial interviniente procederá a comunicar dicha acreditación a la Comisión Nacional de Gestión Judicial la cual habilitará al organismo, generándose una constancia de acreditación de identidad y validación de la documentación presentada.

El titular del organismo inscripto, será responsable del buen uso y custodia de la cuenta y contraseña que se le otorgue, debiendo cerrar su código luego de finalizar cada sesión. 

El Título III refiere a las condiciones de uso del sistema DEOX que deberán aceptar las entidades adheridas. Estas se comprometerán a no falsear su identidad, a cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos y a no utilizar la página web para llevar adelante actividades ilícitas. 

En cuanto a las Condiciones de Uso Particulares del sistema, la Corte Suprema se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones del procedimiento instaurado, a revocar o no autorizar el acceso al servicio. A su vez, deslinda responsabilidad sobre las interrupciones, suspensiones o el mal funcionamiento que se produjeran en el acceso, funcionamiento y operatividad del sistema, cuando tuvieren su origen en situaciones de caso fortuito, fuerza mayor o situaciones de urgencia extrema. Salvo que se disponga lo contrario, el sistema será de acceso gratuito para las entidades registradas. 

Finalmente, el Poder Judicial de la Nación efectuará todas las tareas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información transmitida o almacenada a través de sus equipos. Ello, aunque no se garantiza la privacidad y la seguridad en la utilización por parte de terceros no autorizados de los servicios de comunicación, gestión y almacenamiento, que accedan al contenido eliminando o suprimiendo las medidas de seguridad adoptadas por la Corte Suprema. Ésta tampoco será responsable por los daños y perjuicios que puedan deberse al acceso y, en su caso, a la interceptación, eliminación, alteración, modificación o manipulación de cualquier modo de los mensajes y comunicaciones de cualquier clase que terceros no autorizados realicen de los contenidos de los usuarios. En definitiva, la entidad pública o privada, será la única responsable del uso de los servicios del sistema, así como de todos los contenidos que almacene, ponga a disposición o difunda en, a través de, o por medio de sus servicios. 

Todo el sistema DEOX será administrado por la Dirección de Tecnología del Consejo de la Magistratura de la Nación. A tales fines deberá: a. Instrumentar el procedimiento correspondiente para otorgar las cuentas del sistema que se provean a los usuarios. b. Elaborar los instructivos de uso. c. Administrar dichos códigos de organismos y tomar los recaudos necesarios para que tengan las garantías suficientes. d. Instalar y mantener el servicio en funcionamiento en forma permanente. e. Preservar la integridad y la calidad de la información de los oficios. f. Informar acerca de posibles indisponibilidades del servicio o fecha y hora exacta en que un oficio quedó disponible. g. En caso de inhabilitación del servicio por más de 24 horas, informará al Tribunal, para que éste decida cómo se considerará este hecho con relación al cómputo de los plazos afectados. h. Depurar los mensajes de los códigos de organismo según las políticas fijadas. i. Guardar un historial de todos los oficios emitidos por ese medio a fin de informar para dirimir cualquier duda o conflicto en el momento que fuera necesario. j. En conjunto con la Comisión Nacional de Gestión Judicial, realizar la capacitación necesaria para la implantación, puesta en funcionamiento del servicio y la tarea de apoyo a usuarios internos y externos. 

El plan de implantación progresivo de este servicio, será elaborado y coordinado por la Comisión Nacional de Gestión Judicial de la Corte Suprema de Justicia de la Nación, quien tendrá a su cargo la publicidad y difusión necesaria para que las oficinas y tribunales, así como los potenciales usuarios externos, conozcan las características del servicio y los procedimientos asociados a sus prestaciones.

Por Paula Victoria Bosio Amor