Los espacios no son solo estructuras, sino también moldes de la mente. ¿Qué importancia tiene una buena arquitectura en el sector legal? Y no, con eso no me refiero solo al diseño de los espacios, sino al diseño y estructura de los asuntos legales. ¿Cómo influyen el orden y el desorden en la mente de los abogados?

En el artículo María Gil, neuroarquitecta: "Cuando tenemos la casa desordenada, el cerebro lo percibe como una amenaza", María nos explica que hay una relación entre los espacios, las emociones y el bienestar de las personas. La neuroarquitectura, de hecho, es una disciplina que se centra en el fascinante cruce entre el diseño de espacios y el funcionamiento del cerebro humano. Parte de una idea sencilla pero poderosa: los entornos que habitamos no son neutros. Afectan lo que pensamos, sentimos y hacemos, a menudo sin que nos demos cuenta.

Desde una sala de reuniones que favorece la concentración hasta un aula que estimula el aprendizaje o un hospital que acelera la recuperación: cada decisión arquitectónica tiene un impacto directo en nuestro bienestar físico y emocional.

No es lo mismo trabajar en un lugar con buena luz natural, ventilación y formas amables que en un espacio cerrado, ruidoso y mal iluminado. Nuestro cerebro responde a todo eso: cambia la atención, el estado de ánimo, el estrés… incluso la creatividad. Gracias a la neurociencia —con herramientas como electroencefalogramas, estudios de estrés y análisis del comportamiento— podemos entender mejor cómo los espacios influyen en nosotros y diseñarlos para que funcionen a nuestro favor. Por lo tanto, habría que crear entornos que no solo sean bonitos, sino también inteligentes, y que nos ayuden a vivir mejor, pensar mejor, sentirnos mejor. Porque la arquitectura no solo construye edificios: también construye experiencias.

Si el desorden en un espacio genera sobrecarga sensorial, lo que dificulta la concentración y eleva los niveles de estrés, una mala arquitectura de un asunto legal o proyecto puede generar efectos parecidos.

María Gil, arquitecta, interiorista y miembro del ACE, Centro Educativo de la Academia de Neurociencia para la Arquitectura, ha dedicado su carrera a estudiar cómo el espacio moldea el cerebro. Ha desarrollado el Método AENAD®, basado en neurociencia cognitiva y afectiva, y es la creadora del primer Máster en Neuroarquitectura de España. Según explica, “la evidencia científica es contundente: el desorden visual tiene un impacto en nuestro sistema nervioso medible”. Según María, cuando percibimos desorden, el cerebro debe dedicar recursos adicionales para procesar esa información caótica. De hecho, si el cerebro no puede predecir lo que tiene delante, se mantiene en alerta. Desde el punto de vista evolutivo, esto tiene sentido: nuestro cerebro busca patrones para identificar amenazas o recursos.

El desorden dificulta el encuentro de patrones, lo cual desencadena un estado de alerta constante. Esta sobrecarga sensorial no es inocua, sino que genera fatiga, disminuye nuestra capacidad atencional, hiperactiva el sistema nervioso simpático —responsable de la respuesta de lucha o huida— y activa la amígdala cerebral. “Esto suelta respuestas de estrés, aumentando los niveles de cortisol y reduciendo la serotonina”.

“Un entorno ordenado, por el contrario, permite procesar la información sin esfuerzo excesivo, que nuestro sistema nervioso se relaje y libere esos recursos para otras funciones como la creatividad, la reflexión o simplemente el descanso”.

Los elementos que más efecto calmante tienen sobre nuestro sistema nervioso son aquellos que nos conectan con experiencias felices y con la naturaleza, real o simulada”. “Nuestro cerebro necesita cierto grado de estimulación sensorial equilibrada: ni demasiado simple ni demasiado complejo. Los abusos generan estrés.

¿Cómo podríamos aplicar este conocimiento al sector legal y a la gestión de proyectos legales (LPM)? Un informe del 2024 de Bloomberg, The Verdict on Project Management for Lawyers, señala que los abogados de hoy están buscando herramientas que les ayuden a dominar y hacer seguimiento de los cientos de elementos en movimiento dentro de sus asuntos, y a asegurarse de que nada se les escape. ¿Tenemos una buena arquitectura en nuestros despachos o departamentos legales? Sin las herramientas y los sistemas adecuados para rastrear, gestionar y delegar los numerosos plazos y actividades necesarios para ofrecer servicios legales de alta calidad al cliente, el riesgo de que alguna tarea se pierda por el camino es mayor de lo que cualquiera consideraría aceptable. De manera sorprendente, a pesar del auge de nuevas herramientas de tecnología legal en los últimos años, el correo electrónico sigue siendo la herramienta principal que la mayoría de los abogados (77 %) utiliza para gestionar el trabajo con sus clientes.

En segundo lugar, se encuentran las hojas de cálculo: un 39 % usa Microsoft Excel y un 31 % emplea listas de verificación en Microsoft Word. De forma alarmante, más de un tercio de los abogados afirmó depender en gran medida de su memoria, utilizando “Mi mente” (35 %) para gestionar los múltiples elementos en movimiento de sus asuntos. Menos del 5 % recurre a herramientas genéricas de gestión de proyectos como Smartsheet (4 %) o Microsoft Project o Planner (6 %).

Dado que el correo electrónico se utiliza para la colaboración, la comunicación con el cliente, la organización de tareas y el seguimiento del progreso, no resulta sorprendente que las principales frustraciones durante la jornada laboral de un abogado estén directamente relacionadas con las funciones que se le asignan al email: supervisar asuntos en curso (43 %), gestionar tareas (39 %), programar actividades (36 %), revisar y actualizar listas de verificación (32 %) y solicitar actualizaciones a colegas (29 %).

El estado actual de la profesión legal pone en evidencia un panorama desafiante, marcado por altos niveles de estrés, prácticas de trabajo ineficientes y un bajo aprovechamiento de la tecnología disponible.

¿Y cómo se relaciona todo eso con la neuroarquitectura? El desorden visual que hemos mencionado anteriormente es análogo a una falta de planificación estructurada, así como a una falta de una herramienta de base que nos ayude en el orden de nuestros asuntos.

Así como el desorden visual sobrecarga nuestro sistema nervioso, la falta de una planificación clara en proyectos legales genera desorganización mental. Si los abogados no saben en qué etapa está un asunto, qué entregables vienen o quién es responsable de qué, su "cerebro legal" entra en modo de alerta constante, afectando el rendimiento y aumentando el estrés.

La sobrecarga sensorial existe también en la gestión de un proyecto, y se concreta en la sobrecarga de información no estructurada. En neuroarquitectura, el exceso de estímulos desordenados activa la amígdala. En LPM, el exceso de correos, versiones dispersas de documentos o instrucciones contradictorias genera una sobrecarga cognitiva similar, activando la ansiedad profesional.

Un entorno físico ordenado favorece la creatividad y la calma. De igual forma, un dashboard visual que muestre con claridad el estado de cada proyecto legal, sus tiempos y responsables, permite liberar energía mental para tareas de mayor valor, como análisis estratégico o resolución creativa de problemas.

Además, la neuroarquitectura busca incorporar elementos que reconecten con la naturaleza para reducir el estrés. En LPM, el equivalente es reconectar al equipo con el propósito de cada proyecto legal, lo que ayuda a reducir la sensación de rutina mecánica y aumenta la motivación y el compromiso.

La estimulación sensorial equilibrada que nos recomienda la neuroarquitectura se traduce en una información justa y necesaria en el LPM. El cerebro necesita estímulos ni demasiado simples ni excesivamente complejos. Igualmente, los profesionales legales trabajan mejor cuando reciben la información justa y necesaria, presentada de forma clara y progresiva, en lugar de enfrentar complejidades innecesarias que consumen su capacidad de enfoque.

Así como los espacios físicos influyen en la mente, los sistemas de gestión influyen en el desempeño. Podemos seguir los principios de la neuroarquitectura para diseñar un entorno digital, como puede ser un dashboard de proyectos, y también mental. Lo cual me lleva a una conclusión muy importante: el Legal Project Management no es solo una metodología, sino una forma de arquitectura mental para abogados, diseñada para reducir el "ruido" y permitir que florezcan la concentración, la eficiencia y el bienestar.

¿Por qué necesitamos orden en lo que hacemos?

Un informe elaborado por Microsoft nos habla de 275 interrupciones al día. Tal como lo lees. Nos interrumpen medianamente 275 veces en un día. Un dato brutal. No sorprende que el 80% de los empleados reconozca sentirse agotado por la cantidad de interrupciones que sufre a lo largo del día.

“La fatiga laboral no solo se debe al cumplimiento de las jornadas de trabajo, sino que también se suma un fenómeno invisible pero constante: las interrupciones. Cada notificación, mensaje o consulta que se recibe de un compañero va minando la capacidad de concentración. Esas interrupciones que luchan por tu atención incluyen desde correos electrónicos, mensajes desde la plataforma de mensajería corporativa, reuniones o las consultas de otros compañeros en los modelos de trabajo presencial. (Si la pregunta es cómo mejorar la productividad, Microsoft ha dado con la respuesta: dejar de interrumpir cada dos minutos).

Esto significa que, aproximadamente, cada dos minutos se detiene el flujo de trabajo para responder a una pregunta, atender una notificación o asistir a una reunión urgente no programada. Ahora, teniendo en cuenta que el cerebro necesita entre 10 y 20 minutos en volver a alcanzar el nivel óptimo de concentración después de la interrupción, ¿cómo pretendemos llegar a ser productivos?

El coste humano es evidente. Pero también hay uno económico: el coste de la ineficiencia. ¿Qué coste tiene no usar metodologías y herramientas de project y process management?

Un nuevo informe del Thomson Reuters Institute, titulado El futuro de la eficiencia legal impulsado por la inteligencia artificial, pone sobre la mesa una realidad incómoda: los costos invisibles que genera la ineficiencia en los servicios legales. El estudio toma en consideración el coste de la ineficiencia en los procesos de facturación.

Aunque muchos despachos están comenzando a aplicar inteligencia artificial en tareas repetitivas como la investigación jurídica o la redacción de documentos, el estudio advierte que se está dejando de lado un problema más urgente: la pérdida silenciosa de millones de dólares provocada por la forma en que se organiza y factura el trabajo legal.

Uno de los focos críticos está en la facturación. Las ineficiencias en este proceso actúan como un verdadero “impuesto oculto” para las firmas. Según el informe, un socio promedio deja de facturar alrededor de 300 horas al año de su propio tiempo. Aunque puedan parecer pérdidas pequeñas en lo individual, el efecto acumulado es inmenso. Al considerar las tarifas por hora y aplicarlas al conjunto de una firma, los números se disparan. El estudio calcula que un despacho con 100 socios podría estar dejando de ingresar varios millones de dólares al año únicamente por estas horas que, aunque trabajadas, no se reflejan en la facturación.

Así que, si no ordenamos nuestra “casa” con buenos procesos, el coste puede ser muy alto. La neuroarquitectura puede ser un buen camino.