El Poder Ejecutivo, por Decreto Nro. 3605/2020, aprobó un régimen extraordinario – vigente hasta el 31/12/20- que regla la celebración de Asambleas y/o reuniones de órganos colegiados de sociedades anónimas por medios telemáticos y/o a distancia
Adicionalmente, la normativa es extensible a todas aquellas sociedades respecto de las cuales el Código Civil y/o sus propios estatutos remitan a las reglas de las sociedades anónimas
En concreto, el Decreto Nro. 3605/2020 dispone que los órganos colegiados de las sociedades anónimas podrán realizar sus reuniones a distancia, permitiendo la presencia y/o participación efectiva de sus miembros, en tiempo real y en forma simultánea con los demás participantes, por medios telemáticos
Las reuniones deben permitir la participación simultánea de todos los habilitados mediante la transmisión de audio y video; éstas serán grabadas íntegramente debiendo el documento formar parte del archivo societario por 5 (cinco) años
Además de los requerimientos establecidos por el Código Civil, las sociedades anónimas que opten por realizar sus reuniones a distancia deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Realizar la convocatoria conforme con las disposiciones legales y/o estatutarias pertinentes, expresando el medio telemático a través del cual se podrá participar de la reunión y la dirección de e-mail de la sociedad que sea válida para las comunicaciones correspondientes.
- Establecer los mecanismos para:
- La acreditación del derecho a participar y/o para la identificación de los participantes.
- El acceso a la reunión, así como el acceso previo a la información y/o documentación relativa al orden del día de la reunión.
- La participación de las deliberaciones, la forma y medio de emisión del voto.
- Para el caso en que no se puedan depositar las acciones, será suficiente la remisión en formato digital del certificado emitido por una entidad legalmente habilitada (nacional o extranjera), o bien, de un certificado emitido por un notario público.
- En dicho certificado deberá constar la cantidad de acciones depositadas y las características y/o derechos que éstas otorgan.
- Al momento del depósito, el socio o accionista deberá notificar a la sociedad su dirección de e-mail válida para recibir informes y documentos que sean aplicables.
- Transcribir en el libro social correspondiente lo deliberado y resuelto en las reuniones, el acta deberá estar suscripta en forma manuscrita o mediante el uso de la firma digital.
- La firma del libro de asistencia a las asambleas y los requisitos que se deben consignar en él, se considerarán cumplidos cuando la información requerida por el art. 1084 del Código Civil se encuentre incluida en el acta y los registros telemáticos.
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