La pandemia Covid-19 sin duda ha impactado casi todas las áreas del derecho. El derecho societario no ha sido la excepción.

Si bien en el Código Civil y Comercial de la Nación contemplaba en su Artículo 158 la posibilidad de que las personas jurídicas celebraran reuniones a distancia, eran muy pocas las entidades que habían incorporado esta herramienta a sus estatutos, y menos aún, la utilizaban.

El Covid 19-obligó a las sociedades a comenzar a usar los medios tecnológicos para poder llevar a cabo sus reuniones y así mitigar el impacto de las medidas restrictivas en el funcionamiento de sus órganos.

En línea con las medidas dispuestas para reducir el impacto del Covid-19, el Registro Público de la Ciudad de Buenos Aires, a cargo de la Inspección General de Justicia (“IGJ”), y luego otros registros provinciales, flexibilizaron la regulación relativa a las reuniones a distancia, permitiendo su celebración aún a sociedades que no tuvieran prevista esta posibilidad en sus estatutos.

El nuevo Artículo 84 Resolución General IGJ 7/2015 ahora establece que el estatuto de las sociedades sujetas a inscripción ante la IGJ podrá prever mecanismos para la realización de las reuniones del órgano de administración o de gobierno a distancia utilizando medios que les permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos, siempre que la regulación estatutaria garantice:

1. La libre accesibilidad de todos los participantes a las reuniones;

2. La posibilidad de participar de la reunión a distancia mediante plataformas que permitan la transmisión en simultáneo de audio y video;

3. La participación con voz y voto de todos los miembros y del órgano de fiscalización, en su caso;

4. Que la reunión celebrada de este modo sea grabada en soporte digital;

5. Que el representante conserve una copia en soporte digital de la reunión por el término de 5 años, la que debe estar a disposición de cualquier socio que la solicite;

6. Que la reunión celebrada sea transcripta en el correspondiente libro social, dejándose expresa constancia de las personas que participaron y estar suscriptas por el representante social; y

7. Que en la convocatoria y en su comunicación por la vía legal y estatutaria correspondiente, se informe de manera clara y sencilla cuál es el medio de comunicación elegido y cuál es el modo de acceso a los efectos de permitir dicha participación.

Como medida transitoria, la regulación de la IGJ admitió mediante la Resolución General IGJ 11/2021, luego complementada por la Resolución General IGJ 46/2021, que mientras continuaran vigentes las restricciones de circulación las sociedades pudieran celebrar sus reuniones de manera remota, incluso cuando no estuvieran autorizadas a hacerlo en sus estatutos sociales.

Ahora que los casos han descendido considerablemente y que las medidas de prevención se han flexibilizado, es aún posible celebrar reuniones remotas si tal posibilidad no está contemplada en los estatutos?

La respuesta es relevante en tanto se encuentra en juego no solamente la validez de la reunión sino asimismo la posibilidad de obtener la inscripción de las resoluciones adoptadas en la reunión ante la IGJ, con las consecuencias prácticas que ello implica.

Como mencionamos, la admisión de las reuniones remotas en las sociedades sin estatuto que las autorice fue admitida como una medida excepcional con plazo de vencimiento.

En efecto, las Resoluciones Generales IGJ mencionadas admitieron esta posibilidad durante todo el periodo en que, por disposición del Poder Ejecutivo de la Nación, se prohíba, limite o restringa la libre circulación de las personas en general como consecuencia del estado de emergencia sanitaria declarada por el Decreto de Necesidad y Urgencia N° 297/2020 y sus eventuales prorrogas.

En otras palabras, para poder hacer uso de esta posibilidad, es condición necesaria la existencia de restricciones a la circulación impuestas por el estado de emergencia.

¿Y cuál es el estado actual de las restricciones?

El Decreto Nacional 678/2021 del 30 de septiembre de 2021 ha flexibilizado considerablemente las medidas restrictivas, pero aún establece varias medidas preventivas en el marco de la emergencia sanitaria.

Entre otras, el decreto mencionado dispone que:

• Las personas deberán mantener, entre ellas, una distancia mínima de dos metros.
• Las personas deberán utilizar tapabocas en espacios compartidos cerrados y abiertos.
• Se deberán ventilar los ambientes en forma adecuada y constante.
• Todas las actividades deberán realizarse dando cumplimiento a los protocolos de actividades y a las recomendaciones e instrucciones de las autoridades sanitarias nacional, provinciales y de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
• En ningún caso podrán circular las personas que revistan la condición de “caso confirmado”, “caso sospechoso” o “contacto estrecho” de COVID-19, conforme las definiciones establecidas por la autoridad sanitaria nacional.
• Las actividades económicas deberán realizarse cumpliendo un protocolo de funcionamiento aprobado por la autoridad sanitaria nacional, provincial o de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, según corresponda.
• Los individuos extranjeros no residentes en Argentina no podrán ingresar al país, salvo que provengan de países limítrofes.

Hace escasos días, el gobierno de la Ciudad de Buenos Aires ha aprobado un protocolo para la celebración de reuniones de personas jurídicas, el cual recomienda la realización de asambleas o reuniones de socios o accionistas de manera virtual y, para el caso en que ello no fuera posible, establece una serie de pautas a seguir por los asistentes, como mantener una distancia mínima de dos metros entre los asistentes, el uso del tapabocas, puesta a disposición de alcohol en gel, entre otras (Resolución Nº 289/MDEPGC/21 la cual deroga la Resolución Nº 241/MDEPGC/21).

En base a las restricciones mencionadas, entendemos que la celebración de reuniones remotas continúa siendo posible bajo la actual normativa de la IGJ, incluso si tal atribución no se encontrara en los estatutos de las sociedades.

A más de un año del dictado de la normativa de la IGJ, hemos visto una gran adhesión de los accionistas y directores de sociedades a esta nueva modalidad. El sistema ha resultado ser práctico, y muy efectivo en términos de ahorro de tiempo y recursos.

Es cierto que la nueva regulación aún plantea ciertos interrogantes e incertidumbres. Desde cómo deben comunicarse las convocatorias, hasta qué ocurre cuando uno de los asistentes pierde conexión a la reunión. Entendemos que estos inconvenientes pueden ir resolviéndose y es nuestro desafío como profesionales presentar herramientas y recursos acordes a esta nueva modalidad.

Por ello, si bien la normativa de la IGJ descripta nació como una regulación de emergencia, es de esperar que las sociedades incluyan en sus estatutos sociales la posibilidad de realizar reuniones a distancia, para que una vez superada la pandemia puedan optar por realizar reuniones presenciales o virtuales, según les resulte conveniente en cada caso.

Celebramos la normativa de la IGJ y esperamos que la legislación continue incorporando las nuevas tecnologías para facilitar y simplificar, el gobierno y la administración de las sociedades. Pretender perpetuar, o mantener inmodificable, el régimen societario tal como regía en tiempos antes de la pandemia aleja cada vez más al derecho de los hechos y desconoce los indudables beneficios que ha traído el uso de las nuevas tecnologías en el funcionamiento práctico cotidiano de las sociedades.